Voor bestuursleden is er de mogelijkheid om via "mijn Intrema' in te loggen in het archief van uw VVE.
Intrema archiveert digitaal, notariële stukken, verzekeringspolissen, serviceovereenkomsten, notulen, technische gegevens, MeerJarenOnderhoudsPlannen en de in- en uitgaande correspondentie worden gescand en digitaal opgeslagen.
Daarnaast worden ook alle financiële stukken zoals o.a. bankafschriften, crediteurenfacturen, debiteurenfacturen, kasstukken gescand en opgeslagen. Dit houdt in dat alle informatie over uw vereniging voor u en onze medewerkers direct opvraagbaar is.
Wat "Mijn Intrema" zo makkelijk maakt is dat het gehele archief ook doorzoekbaar is op zoekvragen of zinsdelen in tekst en/of nummers. Hierdoor kan een bestuurslid online met zogenaamde zoekvelden elk gewenst document snel opvragen. De gevonden documenten worden weergegeven zoals deze oorspronkelijk origineel zijn gescand. Uiteraard kunt u de documenten desgewenst ook printen of downloaden.
De penningmeester kan bijvoorbeeld alle bankafschriften alsmede in- en uitgaande facturen inzien. Het stellen van zoekvragen is vergelijkbaar met de zoekmachine Google op internet.
Iedere week worden vanuit ons boekhoudpakket een gecombineerde balans met winst- & verliesrekening, een overzicht van openstaande crediteuren, een overzicht van openstaande debiteuren, alle grootboekkaarten, vergelijk budget huidig en vorig jaar en vergelijk werkelijke cijfers huidig en vorig jaar ge-upload in "mijn Intrema".
Gedurende het gehele jaar beschikken de bevoegde bestuursleden dus over alle informatie, niet alleen secretarieel maar ook financieel, archiveert Intrema dagelijks.