Voor bestuursleden is er de mogelijkheid om de “ZyLAB webportal” https://webportal.intrema.nl te gebruiken nadat om privacy redenen (AVG) deze door Intrema BV is vrijgegeven.
Intrema archiveert digitaal. Alle notariële stukken, verzekeringspolissen, serviceovereenkomsten, notulen, technische gegevens, MeerJarenOnderhoudsPlannen en de in- en uitgaande correspondentie worden gescand en digitaal opgeslagen.
Daarnaast worden ook alle financiële stukken zoals bankafschriften, crediteurenfacturen, debiteurenfacturen, kasstukken, herinneringen e.d. gescand en opgeslagen in het digitale archief van Intrema. Dit houdt in dat alle informatie over uw vereniging voor al onze medewerkers direct opvraagbaar is in geordende bestanden.
- Noviteit in VvE-land. Wij bieden maximaal drie bestuursleden via het internet (op basis van IP-nummer beveiliging) gratis 24 uur per dag volledige inzage in alle gegevens van de eigen VvE zowel op secretarieel-, financieel-, en technisch gebied. Optioneel kan beveiliging via SMS-code worden aangeboden. Inzage in de VvE gegevens is alleen mogelijk voor de daartoe geautoriseerde personen.
- Wat ons systeem zo uniek maakt is dat, naast het op een conventionele manier van opzoeken van documenten, middels OCR (“Optical Character Recognition” oftewel tekstherkenning) het gehele archief ook doorzoekbaar is op zoekvragen of zinsneden in tekst en/of nummers! Hierdoor kan een bestuurslid online met zogenaamde zoekvelden elk gewenst document snel opvragen. De gevonden documenten worden weergegeven zoals deze oorspronkelijk origineel zijn gescand. Uiteraard kunt u de documenten desgewenst ook printen of downloaden.
De penningmeester kan bijvoorbeeld alle bankafschriften alsmede in- en uitgaande facturen inzien. Het stellen van zoekvragen is vergelijkbaar met de zoekmachine Google op internet.
Iedere laatste werkdag van de maand worden vanuit ons boekhoudpakket een gecombineerde balans met winst- & verliesrekening, een overzicht van openstaande crediteuren, een overzicht van openstaande debiteuren, alle grootboekkaarten, vergelijk budget huidig en vorig jaar en vergelijk werkelijke cijfers huidig en vorig jaar gescand en toegevoegd aan het digitale archief.
Het archief van uw VvE staat digitaal op internet. Gedurende het gehele jaar beschikken de bevoegde bestuursleden dus over alle informatie, niet alleen secretarieel maar ook financieel, archiveert Intrema dagelijks.
Voor meer informatie over dit unieke systeem verzoeken wij u om contact met ons op te nemen. Desgewenst geven wij u hier op kantoor een uitgebreide demonstratie.