Administratief / organisatorisch
- Het administreren en registreren van alle administratieve handelingen met behulp van een door Intrema BV ontwikkeld computerprogramma, speciaal geënt op specifieke VvE-zaken.
- Het samenstellen van het verenigingsdossier dat digitaal als volgt is ingedeeld:
- notariële zaken
- overeenkomsten en contracten
- schadedossiers
- verzekeringen
- notulen van vergaderingen
- begrotingen, voorschotbijdragen en jaarrekeningen
- MeerJarenOnderhoudsPlan (MJOP)
- technische gegevens-/tekeningen van het complex
- correspondentie.
- Het maken van gestandaardiseerd briefpapier voor de vereniging.
- Het opstellen of aanpassen van het huishoudelijk reglement.
- Het bijhouden van de eigenarenmutaties in het eigenaarsregister.
- Het versturen van een welkomstbrief, welke in overleg met het bestuur zal worden opgesteld, aan nieuwe eigenaren bij eigendomsoverdracht. Deze brief omvat:
- informatie flyer
- bestuurssamenstelling
- jaarstukken afgelopen boekjaar
- notulen van de laatste vergadering van eigenaars
- begroting lopende boekjaar met de daarbij behorende voorschotbijdragen
- huishoudelijk reglement
- controleformulier persoonlijke gegevens
- machtigingsformulier automatische incasso
- bestelformulier naamplaatje.
- Het verzorgen van de inkomende- en uitgaande post.
- Het dagelijks digitaal archiveren van de correspondentie, contracten, facturen, bankafschriften en alle andere belangrijke documenten.
- Het voorbereiden van de jaarlijkse vergadering van eigenaars, omvattende:
- het na overleg met het bestuur reserveren van een vergaderruimte
- het maken van de statutaire presentielijst
het in samenspraak met het bestuur versturen van de convocaties met:
- de agenda
- de volmachtformulieren
- stembriefjes
- de onderliggende vergaderstukken.
- Het bijwonen van de jaarlijkse vergadering en daarbij:
- het assisteren van het bestuur tijdens de vergadering
- het op verzoek leiden van de vergadering
- het notuleren van de vergadering met de bijbehorende besluiten- en afsprakenlijst.
- Het binnen vier weken na de jaarlijkse vergadering:
- aanleveren van de notulen
- de notulen (op verzoek) ter goedkeuring voorleggen aan de voorzitter van de vergadering
- na akkoord, de notulen versturen aan de eigenaars.
- Het administreren van de verzekeringsportefeuille en het afwikkelen van schademeldingen.
- Het verstrekken van gegevens aan de taxateur bij taxatie van het complex.